Mikä, virtuaalitiimi???

Aaa, tosiaan sehän oli sitä sähköistä kommunikointia. Erilaisten työmuotojen hoitaminen, ongelmien ratkaisu hoidetaan sähköisesti, teknisiä apuvälineitä käyttäen. Asut sitten Rovaniemellä taikka Hangossa, tiiminä työskentely tapahtuu esim. skypen avulla. Yhteiset sähköiset tapaamiset sovitaan sähköpostitse, ja kalenteriin merkitän tarvittavat merkinnät. Se onko käytössäsi sähköinen vai paperinen kalenteri on jokaisen itsensä valittavissa. Oman parhaan mahdollisen kommunikointi muodon löytää vain kokeilemalla. Niinhän sitä sanotaan, jotta ”toinen tykkää äidistä, toinen tyttärestä”. Tiimille sopiva työskentely muoto kyllä löytyy aina. Laaja-alaisempi työskentely kansainvälisesti sähköisesti toki vaatii hieman enemmän, mm aikaeron huomioimisen erikseen.

Tiimiläisten vastuulla on mielestäni enemmän oman työskentelyn ja tuloksen syntyminen, jonka vuoksi näen, että näin on mahdollista saada myös korkeampaa tulosta aikaiseksi. Työntekemisen joustavuuden vuoksi, myös työskentely on omalta osaltaan tehokkaampaa sekä palkitsevampaa, molemminpuolisesti.

Johtamisen vaikutus kaikessa työnteossa on tärkeää. Suunnitelmallisuus ja siinä pysyminen on oltava mielessä kokoajan. Ilmapiirin luominen kannustavaksi tuo haasteensa esimiehelle, ihmisten johtaminen eikä niinkään asioiden eteenpäin vieminen on nykypäivää. Se kuinka työntekijöihin suhtaudutaan ja kuinka työn kuvaa viedään eteenpäin on hyvin olennaista. Onko tiimin helpompi avautua kaikesta sähköisesti, vai tuntuuko se hankalalta? Luottamuksen rakentaminen on haastaavaa, mutta palkitsevaa, Mielestäni vuosien varrella on ollut helpottavaa huomata sähköisen kommunikoinnin helppous sekä aika riippumattomuus. Toki haasteita tuo vastausten odottaminen, joka ei kaikissa sähköisissä asioinnissa ole kaikkein nopeinta. Esimiehenä tulee rikkoa vanhoja rajoja, löytää uudet, sopivat toimintamallit. Oman toimintansa sekä työntekijöiden kyseenalaistaminen sekä ns sivusta katsominen avaa ovia, ja vie kaikkia eteenpäin.

Esimiehen tehtävänä on saada motivoitua työntekijät innostumaan uusista työtavoista, joka on toimivuuden kannalta olennaista. Näin ollen se tuo omat haasteensa tiimijohtamiseen. Kuinka pystyt valvomaan sekä ohjaamaan työntekemistä jokaisen vaatimalla tavalla. Kuinka pystyt luomaan niin selvät työskentelymuodot, mittarit, joista jokaisen on helppo seurata työn/työnsä tuloksia. Miten saan työntekijät sitoutumaan työhönsä, ilman paikalla oloa. Molemminpuolinen avoimuus korostuu juuri tässä.

Työntekijöiden puolelta avoimuus muiden tiimiläisten kanssa on A&O. Uutena työntekijänä tulleena, on jo tietoinen sähköisen järjestelmän tekemisestä; mutta vanhan työntekijän opettamiseen vaaditaan hieman enemmän aikaa. Onnistuuko hän sitoutumaan tarpeeksi, osaako hän tehdä työtään ajoissa ja suunnitella itse omia aikataulujaan, kuinka hän sopeutuu uuteen työnkuvaansa? Esimiehen tuomat selkeät säännöt kaikille, sekä uusille että vanhoille, helpottavat siirtymistä, ja ovat tärkeitä varsinkin tässä vaiheessa.

Virtuaalitiimin erilaisia työkaluja on matkan varrella tullut joitakin vastaan, tässä alla muutamista esimerkkejä:

Sähköposti on ensimmäisiä kosketuksia kyseiseen alueeseen. Tänäkin päiväni sen käyttö on päivittäistä, ja toimivaa.

Messenger, WhatsApp ovat myöskin päivittäin käytössä, ja nopeudeltaan aivan eriluokkaa kuin ylläoleva. Nopeasti tavoittava palvelu, ja ryhmäviestit ovat osoittautuneet toimiviksi.

Facebook on myös päivittäin käytössä, ja sopii viestien lähettämiseen/vastaanottamiseen hyvin.

Google Drive – pilvipalveluun, olen tutustunut kouluaikana. Ryhmätyön reaaliaikainen työstäminen on todella helppoa ja toimivaa

Skypen kokeilin ihan tätä varten, ja oli kovin outoa nähdä toinen puhuessa, jotenkin outoa; mutta toimivaa. Olin yhteydessä Kajaanissa asuvan ystäväni kanssa, ja luulen ettei tämä jäänyt viimeiseksi kuitenkaan. Ei siis yhtään hullumpi kokemus.